Datenschutzordnung des RRC Rubber-Ducks Feldkirchen-Straubing e.V.

Präambel
Der RRC Rubber-Ducks Feldkirchen-Straubing e.V. verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der
Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und “Mitarbeiterinnen”
und “Mitarbeitern” sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert
in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus
werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte
weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-DatenschutzGrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung
durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu
beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten der Mitglieder und ggf. deren
   Erziehungsberechtigten. Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten wird
   ein Verarbeitungsverzeichnis angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere
   die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift
   (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,
   Spartenzugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
   gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im
   Verein.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im
   Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese
   weitergeleitet.
   § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
4. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
   personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
   Internetauftritten (Homepage, Sozial-Media) veröffentlicht und an die Presse
   weitergegeben.
5. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
   stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Spartenaufstellung,
   Ergebnisse.
6. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
   Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer
   Einwilligung der abgebildeten Personen.
7. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands,
   der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und
   Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und
   Telefonnummer veröffentlicht.
   § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
   Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
   Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine
   Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder
   diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
   Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der
   Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten
   nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von
   Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
   § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
8. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen “Mitarbeiterinnen”
   und “Mitarbeitern” im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern,
   Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung
   erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das
   Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
9. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
   herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die
   Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
   anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen,
   gilt nicht als eine solche Herausgabe.
10. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
    satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
    Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen),
    stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
    Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
    Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese
    Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
    vernichtet werden.
    § 6 Kommunikation per E-Mail
11. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-MailAccount ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu
    nutzen ist.
12. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
    ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-MailAccounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
    § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen
    Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und
    Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen
    Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
    § 8 Datenschutzbeauftragter
    Beim RRC Rubber-Ducks Feldkirchen-Straubing e.V. sind nicht mindestens 10
    Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten
    beschäftigt. Daher benötigt der Verein keinen Datenschutzbeauftragten.
    § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
13. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
    Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.
    Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den
    Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
14. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der
    Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
15. Abteilungen, Gruppen und Sparten bedürfen für die Einrichtung eigener
    Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
    Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines
    Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Sparten Verantwortliche zu
    benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt
    ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von
    Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26
    BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die
    Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
    § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
16. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer
    jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, –
    nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
17. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
    gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in
    der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
    § 11 Inkrafttreten
    Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
    25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins
    in Kraft.
    § 12 Rechte
    Die Mitglieder haben verschiedene Rechte, dies sind im Einzelnen:

• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO.
  Stand: 11.07.2018